Uutiskirjeen kirjoittaminen (valokuvan kanssa) - Vihjeitä

Sisältö

Askeleet
Neuvoja

Uutiskirjeiden tarkoituksena on kertoa ihmisryhmälle tietystä aiheesta, kuten tapahtumasta, politiikasta tai resurssista, ja kannustaa heitä tekemään niin. Alla on ohjeita tehokkaiden ja helposti luettavien uutiskirjeiden kirjoittamiseen.

Askeleet

Osa 1/4: Uutiskirjeen kirjoittaminen

Kirjoita sana "HUOMAUTUS" sivun yläreunaan. Heti tekstin ulkopuolella oli uutiskirje. Kirjoita sana "HUOMAUTUS" noin 4 cm sivun yläosasta, lihavoitu, keskitetty tai vasemmalle tasattu. Voit myös valita tälle sanalle suuremman kirjasinkoon.
- Tuplaväli rivien välillä otsikossa.
Nimittäminen asianmukaisesti. Uutiskirjeet ovat muodollinen yritysviestinnän muoto, joten sinun tulee käsitellä niitä asianmukaisesti. Kirjoita sen henkilön koko nimi ja arvonimi, jolle ilmoitat.
- Jos lähetät kirjeen kaikille työntekijöille, voit kirjoittaa: “VASTAANOTtaja: Kaikki työntekijät”.
Lisää vastaanottajat CC-sarjaan. "CC" -rivi viittaa niihin, jotka saavat ilmoituksen "Hyvä Co" -muodossa. Tämä ei ole kohdeuutiskirjeobjekti. Tämä on henkilö, joka tarvitsee tietoja käytännöstä tai asiasta, jota käsittelette kirjeessä.
Kirjoita nimesi riville "Lähettäjä". Kirjeessä tulee olla kirjoittajan ja kirjeen lähettäjän nimi. Koko nimesi ja otsikkosi ovat tällä rivillä.
Lisää päivämäärät. Kirjoita koko päivämäärä, mukaan lukien päivä, kuukausi ja vuosi. Kirjoita esimerkiksi: "PÄIVÄYS: 5. tammikuuta 2015" tai "PÄIVÄYS: 01.05. 2015. "
Valitse aiheellesi tietty kappale. Aiherivin tulisi kertoa lukijalle, mistä uutiskirje on. Ole tarkka ja ytimekäs.
- Esimerkiksi sen sijaan, että kirjoittaisit aiheen seuraavasti: "Muste", kirjoita tarkemmin seuraavasti: "Musteen käyttöongelma toimistossa".
Säädä otsikon muoto vastaavasti. Otsikon tulee olla sivun yläosassa vasemmalle tasattuna. Isot kirjaimet sanat "VASTAANOTIN:", "LÄHETTÄJÄ:", "PÄIVÄYS:" ja "TIETOJA TYÖSTÄ:".
- Otsikkomalli näyttäisi tältä:
  Vastaanottaja: Vastaanottajan nimi ja nimi
  Lähettäjä: Nimesi ja titteli
  PÄIVÄMÄÄRÄ: Päivämäärä, kuukausi, vuosi, jolloin ilmoitus on kirjoitettu
  TIETOJA: (tai LIITTYVÄT :) Uutiskirjeessä mainittu ongelma (korostetaan jotenkin).
- Kun kirjoitat otsikoita, muista rivittää kohteet kaksoisviivalla ja kohdistaa teksti.
- Voit lisätä otsikon alle rivin, joka kulkee sivun leveyden yli erottaaksesi otsikon ja uutiskirjeen rungon.
mainos

Osa 2/4: Uutiskirjeen sisällön kirjoittaminen

Mieti, kuka vastaanottaja on. Jotta jokainen voi lukea uutiskirjeen ja vastata siihen, on tärkeää sovittaa viestin sanamuoto, pituus ja juhlallisuus sen mukaan, kuka lukee sen. Jotta tämä toimisi hyvin, sinulla on oltava hyvä käsitys siitä, kuka vastaanottaa viestin.
- Ajattele lukijoiden mieltymyksiä ja huolenaiheita.
- Yritä ennakoida kysymyksiä, joita lukijasi saattaa esittää. Keksi jotain uutiskirjeen sisältöä, kuten esimerkkejä, todisteita tai muuta tietoa heidän vakuuttamiseksi.
- Katso, hyväksyvätkö lukijasi mainitsemasi sopimattomat tiedot tai tunteet.
Ohita rituaaliset tervehdykset. Uutiskirje ei alkanut tervehdyksellä, kuten "Hyvä herra Edwards". Sen sijaan pääset suoraan kysymykseen, josta keskustellaan viestissä alusta alkaen.
Mainitse ongelma ensimmäisessä kappaleessa. Kirjoita ylös, miksi haluat lukijan ryhtyvän toimintaan. Tämä on vähän kuin esseen johdanto eli ongelman ja sen syyn esittely.Voit myös ajatella esittelyä tiivistelmänä koko uutiskirjeestä.
- Yleensä johdanto vie noin yhden kappaleen.
Voit esimerkiksi kirjoittaa: ”XYZ Company toteuttaa 1.7.2015 uuden sairausvakuutuksen. Työntekijät saavat sairausvakuutuksen ja heille maksetaan vähimmäispalkka 6 miljoonaa kuukaudessa.
Anna tietoa keskusteltavista asioista. Lukija saattaa tarvita yleistietoa käsittelemäsi asiasta. Anna tietoa, mutta se on lyhyt ja kerro vain mitä tarvitaan.
- Jatka tarvittaessa uutiskirjettä ilmoittamalla syy, miksi käytäntö toteutettiin. Voit esimerkiksi kirjoittaa: "Paikallishallinto on äänestänyt vaatimaan kaikkia alueen työntekijöitä saamaan vähintään 6 miljoonan Alankomaiden dollarin kuukausipalkan."
Tukea keskustelun perusteluja. Tee yhteenveto suoritettavista toimista. Todisteet ja perustelut ehdottamastasi ratkaisusta. Aloita tärkeimmistä tiedoista ja käsittele sitten erityiset tai tukevat tosiasiat. Näytä lukijoillesi, että on hyödyllistä tehdä ehdotamasi tai että on haitallista, jos et ota sitä.
- Voit lisätä grafiikkaa, luetteloita tai kaavioita, etenkin pidempiin viesteihin. Varmista vain, että nämä tiedot ovat todella merkityksellisiä ja vakuuttavia.
- Pitempien viestien osalta kannattaa kirjoittaa lyhyempi otsikko, jotta jokainen osa on selkeä. Esimerkiksi sen sijaan, että kirjoittaisit "Käytäntö", kirjoita "Uusi kausityöntekijöiden käytäntö". Ole jokaisessa otsikossa täsmällinen ja ytimekäs, jotta lukija näkee selvästi uutiskirjeen perustiedot.
Ehdota toimintaa, jonka lukijan on tehtävä. Uutiskirje on toimintakehotus tiettyyn kysymykseen, olipa kyseessä yrityksen uusi tuote-ilmoitus, uusi kustannusraportointipolitiikka tai esitys yrityksen työskentelystä. aihe. Palautetaan mieleen toiminta, jonka lukijan on suoritettava lopussa tai lauseessa.
- Voit esimerkiksi kirjoittaa: "Kaikkien työntekijöiden on käytettävä uutta kirjanpitojärjestelmää 1.6.2015 lähtien".
- Voit lisätä joitain todisteita ehdotuksiesi tueksi.
Lopeta kirje positiivisella ja rohkaisevalla yhteenvedolla. Uutiskirjeen viimeisen kappaleen tulisi toistaa seuraavat vaiheet ongelman ratkaisemiseksi. Tähän sisältyy muistutus organisaation solidaarisuudesta.
- Voit kirjoittaa: "Keskustelen mielelläni näistä kanssasi myöhemmin ja keskustelen edelleen päätöksistäsi."
- Voit lopettaa sanomalla: ”Olemme innoissamme tämän luokan laajentamisesta. Uskomme, että se auttaa yritystä kasvamaan ja yrityksen toimimaan kestävämmin ”.
- Tämä kappale on yleensä noin 1-2 virkettä pitkä.
mainos

Osa 3/4: Täydellinen uutiskirje

Muotoile uutiskirjeet oikein. Käytä vakiomuotoa, jotta viestit ovat helposti luettavissa. Käytä Times New Roman- tai Arial-kokoista kirjasinta 12. Vasen, oikea ja alareuna ovat 2,5 cm.
- Kohdista kappaleet. Jaetut kappaleet, kaksinkertainen väli ja marginaalit.
Tarkista uutiskirje. Tarkista ja muokkaa viestiä niin, että se on selkeä, ytimekäs, vakuuttava ja kirjoitusvirheeton. Tarkista sanamuodon johdonmukaisuus. Akateemisten tai ammattisanojen tyypit.
- Tarkista oikeinkirjoitus-, kielioppi- ja sisältövirheet. Kiinnitä erityistä huomiota nimiin, päivämääriin tai numeroihin.
- Tarkista, onko viesti liian pitkä, ja leikkaa tarpeetonta sisältöä.
Allekirjoitukset. Uutiskirjeessä ei ole allekirjoitusriviä. Sinun tulisi kuitenkin lisätä otsikko ja nimesi viereen. Se osoittaa, että olet vahvistanut uutiskirjeen.
Käytä kirjelomakkeita. Voit luoda erityisen kirjelomakkeen erityisesti uutiskirjeitä varten tai käyttää tavallisia yrityskirjelomakkeita.
- Jos laadit sähköisiä asiakirjoja (esimerkiksi sähköpostia varten), sinun on luotava erillinen kirjelomake Wordiin, joka sisältää yrityksesi logon ja perustiedot. Käytä tätä otsikkoa mallina lähetettäville uutiskirjeille.
Valitse, miten lähetät sähköpostisi. Päätä paras tapa lähettää uutiskirjeitä. Voit tulostaa sen ja jakaa sen kaikille. Voit lähettää myös sähköpostitse.
- Jos lähetät viestin sähköpostitse, voit muotoilla sähköpostin HTML-koodin. Jos ei, voit tallentaa viestin PDF-tiedostona ja liittää sen sähköpostina.
mainos

Osa 4/4: Newsletter-mallin käyttäminen

Etsi käytettävissä olevat kirjelomakkeet. Harkitse, haluatko käyttää mallikirjaimia kirjoittamisen sijaan. Jos on, ensimmäinen askel on löytää hyvät postimallit verkosta. Microsoft Wordilla on myös kirjepohjia. Mallit käyttävät usein samaa perusmuotoa, mutta eri fontit, kirjasinkoot ja asettelun.
- Lataa oikea malli tarpeisiisi.
- Muista lukea käyttöehdot, ennen kuin käytät mallia verkossa.
Avaa tietokoneellesi ladattu viestimalli. Kun olet painanut latausnäppäintä, kirjainmalli latautuu automaattisesti tietokoneellesi, tai muutama vaihe voidaan suorittaa ennen latauksen aloittamista. Viestipohjat ladataan zip-tiedostona, sinun on purettava ja avattava Microsoft Wordissa.
- On suositeltavaa käyttää Microsoft Wordin uusinta versiota varmistaaksesi, että sinulla ei ole odottamattomia ohjelmisto-ongelmia ja että viestimalli ei ehkä toimi suunnitellusti. Jos sinulla on aiempi Microsoft Word -versio, päivitä ohjelmisto ennen kirjepohjien lataamista.
Luo otsikko (otsikko). Muista, että näytesanoman teksti voi muuttua. Voit mukauttaa esimerkkiviestin osia haluamallasi tavalla. Voit esimerkiksi lisätä logoja ja tekijänoikeussymboleja kirjepohjien otsikkoon. Napsauta otsikkoa ja kirjoita yritystietosi.
Täytä kirjainlomakkeen otsikon kohdat. Muista täyttää kentät "TO" ja "FROM" sekä "CC" ja "SUBJECT". Ole varovainen täyttäessäsi näitä kenttiä välttääksesi niiden jättämistä tekemättä ja jättämällä ne tyhjiksi, usein tekee virheitä kirjoittaessasi.
Kirjoita viestin teksti. Kirjoita johdanto, syy, keskustelu ja yhteenveto uutiskirjeen runkoon. Halutessasi voit järjestää tietosi luettelomerkillä tai luoda luetteloita.
- Säilytä kirjelomakkeen muoto. Tämä varmistaa kappaleiden tasaamisen oikeilla marginaaleilla ja kirjasinkoolla.
- Tarvittaessa voit jopa mukauttaa uutiskirjeen käyttämään taulukkoa. Joskus se on hyvä idea, varsinkin jos luettelomerkittyjen tai vastaavien luetteloiden käyttäminen tekee viesteistä hämmentäviä tai vaikeasti luettavia.
- Poista kaikki tekstit mallista. Tarkista samalla sähköpostisi huolellisesti ennen lähettämistä.
Muista tarkistaa alatunniste. Alatunniste on tyhjä alue sivun alaosassa saadaksesi lisätietoja. Voit lisätä yritys- tai henkilökohtaisia yhteystietoja tälle sivustolle. Tietojen paikkansapitävyyden tarkistaminen on erittäin tärkeää. Viimeinen asia, jota et halua tapahtua, on, kun viesti on kirjoitettu täydellisesti, mutta sillä on väärät yhteystiedot tai puuttuvat tiedot.
Säädä viestin ulkonäköä. Yksi esimerkkiviestien houkuttelevimmista asioista on, että voit muuttaa tekstin väriä. Tämä auttaa sinua näyttämään persoonallisuutta ja saa tekstin erottumaan enemmän. Voit myös valita oikean värin tilanteen mukaan varmistaaksesi, että uutiskirjeesi näyttää upealta, ei vain ammattimaiselta.
Tallenna uutiskirjeet yhtenäisenä tekstinä. Tallenna kopio. Sinulla on sähköiset varmuuskopiot tietojen vaihdon helpottamiseksi.
Tallenna malli myöhempää käyttöä varten. Aina kun haluat käyttää malliviestiä vaihtuvalla aihealueella, sinun on vain mukautettava kohteet vastaamaan viestin tiettyä aihetta. Tämä säästää aikaa, auttaa luomaan yhtenäisen, ammattimaisen uutiskirjeen, joka kiinnittää kaikkien huomion, joten se luetaan välittömästi. mainos