Sisältö

• Askeleet

Pohjimmiltaan sähköposti ei ole muodollinen, kuten kirjeen kirjoittaminen. On kuitenkin aikoja, jolloin sinun on oltava muodollisempi sähköpostin kirjoittamisessa. Mieti, kuka vastaanottaja on, ja valitse sitten tilanteeseen sopiva tervehdys. Kun tiedät nämä tiedot, voit jatkaa tervehdyksen muotoa ja alkulauseen tyyliä.

Askeleet

Osa 1/3: Harkitse vastaanottajaa

1. 

   Määritä kuinka muodollinen sinun on oltava. Olitpa kirjoittamassa "virallista" sähköpostia, sähköpostin yksinäisyyden aste riippuu sen vastaanottajasta. Esimerkiksi, et käyttäisi samaa tasoa formalismia kirjoittaessasi professorille kuin kirjoittaessasi saatekirjettä.
   • Kun otat ensimmäisen kerran yhteyttä johonkin, on parempi kirjoittaa muodollisemmin kuin tavallisesti turvallisuuden vuoksi.

2. 

   
   
   Etsi vastaanottajan nimi. Sinun tulisi tehdä joitain tutkimuksia löytääksesi henkilön nimen, jos et vielä tiedä sitä. Vastaanottajan nimen tunteminen tekee tervehdyksestä henkilökohtaisemman, vaikka käytät ammattimaisia ​​sähköpostin kirjoitusmenetelmiä.

3. 

   Seuraa vastaanottimen tapaa. Jos henkilö on lähettänyt sinulle sähköpostia, on hyvä kopioida hänen tervehdyksensä. Jos he kirjoittavat esimerkiksi "Hei" ja nimesi, voit vastata samalla tyylillä käyttämällä "Hei" ja henkilön nimeä, kun lähetät sähköpostia. mainos

Osa 2/3: Valitse tervehdys

1. 

   
   
   Käytä "Hyvä". "Rakas" (jota seuraa vastaanottajan nimi) on klassinen tervehdys. Se on epävirallinen olematta häiritsevä, ja koska sitä käytetään niin usein, tästä tervehdyksestä tulee usein oletusarvo, mikä on hyvä asia. Et halua, että tervehdyksesi on outo, koska se ei sovi yhteen.

2. 

   Kokeile "Hei", jos et tiedä vastaanottajan nimeä. "Hei" on muodollinen tervehdys, jota voit käyttää yrityssähköposteissa, varsinkin jos et tiedä vastaanottajan nimeä. On kuitenkin aina parempi selvittää vastaanottajan nimi, jos mahdollista.
   • Voit myös käyttää "Lähetä kiinnostuneille", jos sähköposti on erityisen muodollinen ja et tiedä vastaanottajan nimeä. Tämä tervehdys ei kuitenkaan välttämättä kiinnosta kaikkia.

3. 

   
   
   Harkitse "Hei (" Hei "tai" Hei ") vähemmän muodollisissa sähköposteissa. Sähköposti on yleensä vähemmän muodollista kuin kirjeenvaihto yleensä, joten voit kirjoittaa "Hei" sähköpostiin olematta liian muodollinen. Esimerkiksi, jos lähetät sähköpostia professorille, etenkin henkilölle, johon otat usein yhteyttä, "Hei" tai "Hei" tervehdys toimisi.

4. 

   Älä käytä sanaa "Hei". Vaikka sana "Hei" on hyväksyttävä virallisessa sähköpostiviestissä, ei ole tarkoituksenmukaista sanoa hei. Se on hyvin mielivaltainen tapa tervehtiä, jopa puhekielellä, joten sinun tulee välttää sen käyttöä missään virallisessa sähköpostissa. Esimerkiksi, vaikka olisit lähellä pomoa, on parasta välttää sanan "Hei" käyttöä kirjoittaessasi heille sähköpostia.

5. 

   Käytä otsikkomuutosta tarvittaessa. Joskus kirjoitat jollekulle, jonka tiedät vain hänen nimensä yrityksessä tai organisaatiossa. Siinä tapauksessa voit käyttää henkilön nimen nimen sijasta, kuten "Hyvä henkilöstöjohtaja", "Hyvä henkilöstö" tai "Hyvä professori".

6. 

   Lisää henkilön kunnianosoitus, jotta sähköposti muuttuu muodollisemmaksi. Lisää mahdollisuuksien mukaan muodot lisäämällä "isoisä", "isoäiti", "lääkäri" tai "professori" vastaanottajan nimen eteen. Lisäksi voit käyttää vastaanottajan etu- tai koko nimeä ammattimaisempaan sijasta etunimen käyttämisen sijaan. mainos

Osa 3/3: Sähköpostin muotoilu ja aloittaminen

1. 

   Kirjoita tervehdys ensimmäiselle riville. Kirjoita valitsemasi tervehdys yläriville ja sen jälkeen vastaanottajan nimi. Voit käyttää henkilön kunniamerkkejä, jos mahdollista, kuten isoisä, isoäiti tai lääkäri, jota seuraa täydellinen nimi.

2. 

   Käytä pilkkuja. Yleensä käytät pilkkaa tervehdyksen jälkeen. Virallisessa postissa voit käyttää kaksoispistettä, mutta tämä on usein liian muodollista sähköpostille, jopa ammattimaiselle sähköpostille. Pilkku toimii kaikissa tilanteissa, vaikka voit käyttää kaksoispistettä, jos kirjoitat sähköpostiviestin.

3. 

   Siirry seuraavalle riville. Tervehdys on ylärivillä, joten kun olet valmis, siirry seuraavalle riville painamalla uuden rivin painiketta. Jos käytät rivinvaihtoa sisennysten sijasta kappaleiden luomiseen, sinun on jätettävä tyhjä rivi tervehdyksen ja ensimmäisen kappaleen väliin.

4. 

   Esittele itsesi tarvittaessa alkulauseessasi. Jos kirjoitat jollekulle ensimmäistä kertaa, sinun tulisi antaa johdanto riippumatta siitä, kuinka paljon tunnet hänet elämässä. Antamalla vastaanottajalle vihje siitä, kuka olet, kannustetaan häntä jatkamaan lukemista.
   • Voit esimerkiksi kirjoittaa "Olen Nguyen Van Nam ja olen yrityksen XYZ markkinointijohtaja". Sinun tulee myös ilmoittaa syy, miksi tunnet vastaanottajan: "Olen Nguyen Manh Hung ja olen markkinointiluokassa (markkinointiosasto 101 kestää tiistaina ja torstaina keskipäivällä)".
   • Jos tunnet vastaanottajan ja olet kirjoittanut ne aiemmin, voit käyttää ensimmäistä virkettä tervehdyksenä. Voit esimerkiksi sanoa "Kiitos varhaisesta vastauksesta" tai "Toivon, että olet kunnossa".

5. 

   Siirry suoraan aiheeseen. Useimpien virallisten sähköpostien on päästävä keskittymään nopeasti. Tämä tarkoittaa, että ensimmäisen tai toisen lauseen tulisi kertoa, miksi kirjoitit sen heille. Muista olla mahdollisimman ytimekäs kuvatessasi tarkoitustasi.
   • Voit esimerkiksi kirjoittaa "Kirjoitan pyytämään sinulta apua markkinointiongelmissa" tai "Kirjoitan sinulle, koska minulla on vaikeuksia luokassa, ja toivon, että voit päästä eroon siitä". hyödyllisiä lisätietoja, jotta voin lukea lisää ".
   mainos