Sisältö

• Astua
• Tapa 1/3: Osaat viettää aikaa
• Menetelmä 2/3: Vältä häiriötekijöitä
• Tapa 3/3: Käytä aikaa tehokkaasti
• Varoitukset

Meillä kaikilla on tunne, että päivässä ei vain ole tarpeeksi tunteja kaiken tarvittavan suorittamiseen. Muutama yksinkertainen organisointi- ja ajanhallintaosaaminen voi auttaa sinua saamaan kaiken irti ajastasi. Opi käyttämään aikaa viisaasti tekemään enemmän aikaa.

Astua

Tapa 1/3: Osaat viettää aikaa

1. Seuraa päivittäistä toimintaa. Tarkista, mitä teet päivittäin, ja kirjoita muistiin, kuinka paljon aikaa vietät siihen. Saatat olla yllättynyt siitä, kuinka paljon aikaa tuhlaat päivässä, verrattuna todelliseen tekemäsi työhön.
   • Älä unohda seurata arkisia tehtäviä, kuten aamiaisen tekeminen, siivous, suihku jne.
2. Kirjoita kaikki toimintasi muistikirjaan. Kun tiedät, mitä teet päivittäin ja kuinka paljon aikaa vietät siihen, kirjoita se muistiin. Keräämällä kaikki nämä tiedot ja näkemällä ne yhdellä sivulla kerralla, voit nähdä malleja ja mahdollisesti jopa alueita, joihin tuhlaat aikaa.
   • Ole kattava ja selkeä muistiinpanoja tehdessäsi. Älä laita yksittäisiä tapahtumia yhteen, älä unohda pieniä tehtäviä ja varmista, että käytät tarkkoja aikaleimoja seurataksesi päivittäistä toimintaa.
   • Voi olla hyödyllistä luokitella tietyntyyppisiä toimintoja. Kirjoita esimerkiksi kotitöitä sinisellä, aktiviteetteja punaisella ja virkistystoimintoja mustalla. Tämä auttaa sinua visualisoimaan, miten vietät aikaa.
3. Mieti, miten vietät aikaa. Vietätkö tunnin päivässä tekemättä mitään? Kaksi tuntia päättää missä syödä? Kahdeksan tuntia Internetissä surffaamista? Etsi ajanviettomallit ja määritä mitä ei tarvita.
   • Tuhlaatko aikaa itsesi hallitsemattomuuden takia? Oletko viivyttelijä? Otatko liian paljon vastuuta harteillesi? Nämä kaikki ovat kysymyksiä, jotka voit kysyä itseltäsi arvioidessasi kuinka vietät aikaa.
   • Saatat löytää itsesi hajottavan toimintaa koko päivän tavalla, jolla ei ole järkeä. Esimerkiksi on luultavasti viisasta työskennellä puoli tuntia ja viettää sitten 10 minuuttia vähäpätöisiä asioita, sitten työskennellä vielä puoli tuntia. Olet keskittyneempi ja tuottavampi, jos työskentelet tunnin ja käsittelet vähäpätöisiä tehtäviä myöhemmin.
   • On parempi käsitellä tehtäviä jakamalla ne "lohkoiksi". Tämä on menetelmä, jossa ajoitat ennalta määrätyn ajan yhdelle tehtävälle ilman häiriötekijöitä.
4. Harkitse säätöjä. Nyt kun tiedät tarkalleen mihin viettää aikaa, aloita aktiivisia muutoksia aikatauluusi. Varmista, että pystyt tunnistamaan alueet, joille et voi viettää vähemmän aikaa. Se, että jokin kestää kauan, ei tarkoita, että se on hukkaan menevää aikaa.
5. Jos vietät kolme tuntia päivässä työhön liittyvien sähköpostien lähettämiseen, on epätodennäköistä, että pystyt lyhentämään tätä aikaa. Jos kuitenkin lähetät neljä tai viisi henkilökohtaista sähköpostia virallisten sähköpostien aikana, voit varmasti vähentää sähköposteihin kuluvaa aikaa.
6. Muuta tapojasi ja normejasi. Riippumatta siitä, mikä ajankäyttösi ongelma on, on aina olemassa ratkaisu. Kun olet päättänyt, missä tai miten viettää aikaa, sinun on ponnisteltava suunnitellusti ajankäytön muuttamiseksi.
   • Jos vietät liikaa aikaa taloudenhoitoon tai ruoanlaittoon ja sinulla on siihen varaa, harkitse taloudenhoitajan tai kokin palkkaamista. Joillekin ihmisille heidän aikansa on enemmän kuin rahansa.
   • Voit viettää suuren osan päivästäsi turhaan Internetissä. Voit rajoittaa pääsyä tietyille Internet-sivustoille tai sosiaalisten verkostojen tileille (kun olet tarkoitus työskennellä jonkin muun kanssa).

Menetelmä 2/3: Vältä häiriötekijöitä

1. Tunnista häiriötekijät elämässäsi. Suurin uhka ajankäytön hyödyntämiseen on jatkuva häiriötekijä. Yritä tunnistaa, mitkä toiminnot tai ihmiset yleensä tuhlaavat aikaa. Olipa kyseessä ystävä, joka jatkaa puhumista, tai itsepäinen tapa, joka estää sinua töistä, voit löytää tapoja välttää nämä ajanhukkaa.
   • Jos vietät paljon ajastasi tekemällä jotain, joka ei tuota sinulle toivottavaa lopputulosta, se on todennäköisesti vain häiriötekijä elämässäsi, jota sinun tulisi välttää.
   • Toimistoympäristössä näet todennäköisesti monet kollegasi häiriötekijöinä. Vältä keskustelua säästä, kun haluat tehdä jotain. Muista kuitenkin, että asennesi toimistossa on yhtä tärkeä urallesi kuin ajanhallinta, joten älä ole töykeä.
2. Vältä pitkiä puheluita. Jos huomaat, että vietät paljon aikaa pitkiin puheluihin, sinun tulisi muuttaa puhelintottumuksiasi. Usein voit saavuttaa enemmän puhumalla henkilökohtaisesti kuin puhelimitse, joten lopeta puhuminen puhelimessa.
   • Monet puhelinkeskustelut koostuvat tarpeettomasta ja turhasta pulista, varsinkin keskustelun alussa tai lopussa. Ihmiset menettävät keskittymisensä ja eksyvät puhelimeen, joten ole tietoinen siitä. Henkilökohtaisissa keskusteluissa on enemmän tarvetta keskittyä yksinomaan työhön. Tämä johtuu siitä, että kumpikaan osapuoli ei ole häiriötekijän alla kokouksen aikana.
3. Älä surffaa verkossa liikaa. Monet ihmiset käyttävät Internetiä keskeisenä työkaluna suoritettavien tehtävien suorittamiseen. Kuitenkin aivan kuten monet ihmiset ovat syyllisiä harhailemaan turhista uutisartikkeleista, urheiluraporteista ja valokuvista kuuluisuuksista, pennuista tai pennuista. Pysy keskittyneenä, kun olet verkossa. Saatavilla on ohjelmia, jotka estävät tiettyjä sovelluksia, verkkosivustoja ja verkkotunnuksia, mikä auttaa vähentämään Internetiin liittyvää häiriötekijää.
   • Vältä Facebookia, Twitteriä ja muita sosiaalisen verkostoitumisen sivustoja, jos sinun pitäisi tehdä jotain muuta.
   • Eri aiheiden hakeminen Googlesta on myös vaarallista ajanhukkaa. Saatat ajatella, että aiot etsiä jotain, mutta ennen kuin tiedät sen, olet päätynyt Internetin kauimpiin kolkiin yli kolmeen tuntiin.
4. Lähetä "Älä häiritse" -merkki. Tunnet todennäköisesti kyltin, jonka voit ripustaa hotellihuoneesi ovelle. Tämä merkki voi olla yhtä tehokas toimistoympäristössä tai työpaikalla. Voit tulostaa tällaisen kyltin itse ja ripustaa sen tarvittaessa työtilan ovelle. Tämä lopettaa juorun, joka estää sinua töistä.
   • Jos työskentelet kotona, on välttämätöntä, että sinulla on oma työtila. Älä työskentele kotisi yleisissä tiloissa, sillä televisio, puhelin tai pelikonsoli voivat helposti estää sinua töiltä.
5. Tee aikaa väistämättömille häiriötekijöille. On olemassa erilaisia ​​häiriötekijöitä, joita joskus ei voi välttää. Joskus esimiehesi vie aikaa työpäivästä keskusteluun, tai ehkä vanhempi perheenjäsen, joka tarvitsee jatkuvasti apua yksinkertaisten tehtävien suorittamisessa. Riippumatta siitä, mitä nämä väistämättömät häiriöt voivat olla, jos teet heille tilaa etukäteen, ne vievät vähemmän tärkeätä aikaa, jota tarvitset muihin tarvittaviin projekteihin ja aktiviteetteihin.

Tapa 3/3: Käytä aikaa tehokkaasti

1. Kirjoita kaikki ylös. Älä luota muistisi tehtävien suorittamiseen. Kirjoita kaikki mitä sinun on tehtävä yhdessä paikassa, ja viittaa tähän luetteloon usein tavoitteidesi saavuttamiseksi.
   • Vaikka tehtävä tuntuisi vähemmän suurelta tai arkiselta, kirjoita se muistiin. Kalenterisi tulisi täyttää pienillä kommenteilla, kuten "Soita Stefanille", "Etsi voittopalkkiot" tai "Sähköpostikokki".
   • Varmista, että sinulla on aina muistikirja mukanasi, ja kirjoita tehtävät niiden ohi. Luulet muistan kirjoittaa ne myöhemmin, mutta todennäköisesti unohdat.
2. Käytä esityslistaa. Kalenterin tai suunnittelijan yksinkertainen lisääminen organisaatiotyökalujen kokoelmaasi auttaa sinua järjestämään aikasi tehokkaasti. Kirjoita ylös jokainen uusi aikataulu, tehtävä tai kokous, joka on lisätty aikatauluusi. Käytä joka aamu hetki tarkistaa päivän asialistaasi, jotta tiedät, mitä edessäsi on.
3. Vältä kaksinkertaisia ​​velvoitteita. Järjestä aikataulusi välttämällä liikaa kysymistä itseltäsi ja ottamatta liian monta projektia tai tapahtumaa kerralla. Tarkista kalenterisi ennen kuin suostut mihinkään, jotta sinulla on aikaa. Tämä pitää aikasi järjestyksessä menettämättä säännöllistä aikataulua.
4. Vältä häiriötekijöitä. Hallitse aikaa tuottavasti poistamalla elementit, jotka voivat häiritä sinua tai saada sinut harhauttamaan ja jäämään aikataulustasi. Pidä televisio ja pelit poissa opiskelu- tai paperityöskentelystä, jotta voit keskittyä ensin tehtäviin tehtäviin ja tallentaa hauskat asiat myöhempää tarvetta varten.
5. Järjestä tehtävät tärkeyden mukaan. Hallitse aikaa viisaasti tekemällä ensin tärkeimmät tai aikarajoitetut tehtävät. Merkitse nämä suunnitteluun erityisellä värimerkillä tai pienellä tarralla. Aikatauluta tärkeimmät tehtävät ensin ja anna itsellesi tarpeeksi aikaa niiden suorittamiseen, ja sitten käsittele vähemmän aikaherkät asiat tärkeimpien tunnistettujen tehtävien ympärillä.
   • Ole valmis muuttamaan prioriteettejasi ajoittain. Asiat voivat tulla viime hetkellä ja vaatia välitöntä huomiota. Sinun on lopetettava tekemäsi aika ajoin ja keskitettävä energia ja aika näihin odottamattomiin tehtäviin. Varmista vain, että sitä ei tapahdu liian usein.
   • Jos huomaat, että järjestät jatkuvasti prioriteettejasi koko päivän, jotain on vialla. Vaikka aikatauluusi voidaan odottaa pieniä muutoksia, jatkuvat muutokset tarkoittavat todennäköisesti, että et ole prioriteettisi kunnossa.
6. Ole realistinen. Anna itsellesi realistinen aika kunkin tehtävän suorittamiseen. Jos luulet jonkun kestävän puoli tuntia tunnissa, anna itsellesi koko tunti. Ole realistinen kuinka kauan jokin kestää välttääksesi hukkua tai aikataulun jälkeen.
   • Aina on turvallisempaa olla turvallisella puolella ja antaa itsellesi enemmän aikaa kuin tarvitset. Jos suoritat tehtävän aikaisemmin, voit vapaasti hoitaa seuraavan tehtävän - jonka ei tarvitse lopulta vaikuttaa tuottavuuteen.
7. Suunnittele perustarpeesi. Älä unohda aikatauluttaa aikaa jokapäiväisiin asioihin, kuten syömiseen ja suihkuun. Tämä saattaa tuntua itsestään selvältä, mutta on tärkeää varata aikaa näille asioille muiden ajoitettujen tehtävien lisäksi varmistaaksesi, ettet ohita niitä ja että nämä asiat eivät vie sinua aikataulusta.
8. Käytä muistutusjärjestelmää. Käytä yksinkertaisia ​​muistutuksia päivittäisen suunnittelijan lisäksi muistamaan tärkeät tehtävät tai määräajat. Käytä matkapuhelimesi post-it- tai ääni- tai tekstihälytyksiä muistuttaaksesi asioista, jotka sinun on tehtävä sillä hetkellä, tai jos sinulla on jotain suunniteltua. Tällainen varmuuskopiointijärjestelmä auttaa sinua unohtamaan asioita.
   • Vältä riippuvuutta muista ihmisistä ajattelemasta jotain. He ovat luultavasti yhtä unohtavia kuin sinäkin.
   • Jos jokin on erittäin tärkeää, aseta itsellesi useita muistutuksia. Voit unohtaa yhden post-it- tai puhelinhälytyksen, mutta ei useita.
9. Pyytää apua. Pyydä jonkun muun apua ja siirrä tarvittaessa pienempiä tehtäviä. Yleinen aikataulusi on hyödyllinen, jos voit niellä ylpeytesi ja pyytää jotakuta auttamaan sinua muutamissa pienissä askareissa talon ympärillä tai kokata illallisen kiireisenä viikonloppuna.
   • Muista siirtää vastuut päteville ihmisille. Ei riitä, että pyydät jonkun tiettyä tehtävää. Haluat heidän tekevän sen työn hyvin.
   • Älä tavoita jättää työsi muiden kanssa. Se ei heijasta ajanhallintataitoja. Pikemminkin se tulee esiin kuin olisit vain laiska ja motivoimaton.
10. Arvioi tuottavuutesi. Aika ajoin on tarpeen tarkastella työtäsi etäältä ja analysoida mitä olet saavuttanut, kuinka hyvin suoritit ja kuinka kauan se kesti. Tietoisuus näistä työn ja elämän osa-alueista voi auttaa sinua tekemään muutoksia aikatauluusi ja päivittäiseen toimintatapasi tuottamaan yllättävän tehokkaita tuloksia.
11. Palkitse itsesi. Liian raskas tai liian pitkä työskentely voi johtaa palamiseen, mikä vaikeuttaa keskittymistä jopa yksinkertaisimpiin tehtäviin. Ota siis hetki aikaa juhlimaan saavutuksiasi ja palkitse itsesi jollakin, josta todella nautit.
    • Varmista, että taukosi on omistettu nautinnolle. Sammuta työpuhelimesi ja älä vastaa sähköposteihin. Jos sekoitat työn vapaa-aikaan, et palkitse itseäsi etkä voi välttää palamista.
    • Jos työskentelet maanantaista perjantaihin, pidä viikonloppusi poissa. Jos olet työskennellyt yhden projektin parissa kolme kuukautta, pidä lyhyt loma, kun olet valmis.

Varoitukset

• Älä anna mielesi vaeltaa tai yrittää unelmoida työskennellessäsi päivittäisten tehtäviesi parissa.