Luo tehokas toimintasuunnitelma

Video: Ruostumaton teräs on Outokummun ydin

Sisältö

Astua
Osa 1/4: Suunnitelman laatiminen
Osa 2/4: Ajan hallinta
Osa 3/4: Pysyy motivoituneena
Osa 4/4: Tavoitteidesi tunnistaminen
Vinkkejä
Varoitukset

Vahva toimintasuunnitelma alkaa aina selkeällä määränpäällä, visiolla tai tavoitteella, jolla sinulla on ajatuksia. Se on suunniteltu viemään sinut nykyisestä asemastasi suoraan asettamasi tavoitteen saavuttamiseen. Hyvin suunnitellulla suunnitelmalla voit todella saavuttaa minkä tahansa tavoitteen.

Astua

Osa 1/4: Suunnitelman laatiminen

Kirjoita kaikki ylös. Tee muistiinpanoja kaikesta, kun suoritat toimintasuunnitelmaasi. Saatat olla hyödyllistä käyttää sideainetta, jossa on useita välilehtiä suunnitteluprosessin eri näkökohtien järjestämiseen. Joitakin esimerkkejä eri osista:
- Ideoita / erilaisia muistiinpanoja
- Päivittäinen ohjelma
- Kuukausittainen ohjelma
- Virstanpylväät
- Tutkimus
- Seuranta
- Ihmiset / kontaktit mukana
Tiedä mitä haluat tehdä. Mitä epäselvämpi se on, mitä haluat tehdä, sitä vähemmän tehokas suunnitelmasi on. Yritä määritellä tarkalleen, mitä haluat saavuttaa mahdollisimman aikaisin - mieluiten ennen projektin aloittamista.
- Esimerkki: Yrität viimeistellä diplomityön - itse asiassa hyvin pitkän esseen -, joka sisältää 40 000 sanaa. Siinä tulisi olla johdanto, kirjallisuuskatsaus (jossa tarkastellaan kriittisesti muuta omaanne vaikuttavaa tutkimusta ja keskustellaan metodologiasta), useita lukuja, joissa muotoilet ideoitasi konkreettisilla esimerkeillä ja johtopäätöksillä. Sinulla on 1 vuosi aikaa kirjoittaa se.
Ole tarkka ja realistinen suunnittelussa. Tietyn tavoitteen saaminen on vasta alkua: sinun on oltava tarkka ja realistinen projektisi kaikilla osa-alueilla - esimerkiksi asettamalla tarkat ja saavutettavissa olevat aikataulut, virstanpylväät ja lopulliset tulokset.
- Pitkän projektin suunnittelussa on realistista ja realistista vähentää ennakoivasti stressiä, joka voi seurata huonosti suunniteltuja projekteja, kuten myöhästyneitä määräaikoja ja pitkiä, uupuvia tunteja.
- Esimerkki: Opinnäytetyön loppuun saattamiseksi ajoissa sinun on kirjoitettava noin 5000 sanaa kuukaudessa, mikä antaa sinulle aikajakson loppuun useita kuukausia ideoiden terävöittämiseksi. Realistisuus tarkoittaa, että et painosta itseäsi kirjoittamaan yli 5000 sanaa kuukaudessa.
- Jos työskentelet opettajana yli kolme kuukautta tuona aikana, muista, että et todennäköisesti pysty kirjoittamaan 15 000 sanaa tuona aikana, ja sinun on hajautettava tämä luku muiden kuukausien aikana.
Aseta mitattavissa olevat virstanpylväät. Virstanpylväät merkitsevät tärkeitä vaiheita tielläsi menestykseen. Voit helposti tehdä virstanpylväitä aloittamalla lopusta (saavuttaa tavoitteesi) ja työskennellen takaisin tänään ja nykyisissä olosuhteissasi.
- Virstanpylväiden käyttäminen auttaa sinua - ja tiimiäsi tarvittaessa - pysymään motivoituneena jakamalla työ pienemmiksi paloiksi ja tarjoamalla konkreettisia tavoitteita, jotta sinun ei tarvitse odottaa, että projekti on kaikki valmis tuntemaan itsesi saavuttaneen jotain.
- Älä jätä liikaa aikaa tai liian vähän aikaa virstanpylväiden väliin - niiden asettaminen kahden viikon välein on osoittautunut toimivaksi.
- Esimerkiksi: Kirjoittaessasi opinnäytetyösi vastustaa kiusausta asettaa virstanpylväät lukujen valmistumisen perusteella, koska tämä voi viedä kuukausia. Sen sijaan aseta pienemmät virstanpylväät - ehkä sanamäärän perusteella - joka toinen viikko ja palkitse itsesi, kun saavut niihin.
Jaa suuret tehtävät pienempiin, hallittavampiin paloihin. Jotkut tehtävät tai virstanpylväät voivat tuntua pelottavammilta suorittaa kuin toiset.
- Jos sinusta tuntuu, että iso tehtävä on sinua masentunut, voit vähentää hermostuneisuuttasi ja tehdä siitä helpomman hajottamalla sen pienempiin, hallittavampiin paloihin.
- Esimerkki: Kirjallisuushaku on yleensä vaikeimmin kirjoitettava luku, koska se on tutkielmasi perusta. Kirjallisuushaun loppuun saattamiseksi sinun on tehtävä melko paljon tutkimusta ja analyysiä, ennen kuin voit edes aloittaa kirjoittamista.
- Voit jakaa sen kolmeen pienempään osaan: tutkimukseen, analyysiin ja kirjoittamiseen. Voit jopa jakaa sen vielä pienempiin paloihin valitsemalla tietyt artikkelit ja kirjat luettaviksi ja asettamalla määräajat kyseisten artikkeleiden analysoimiseksi ja kirjoittamiseksi.
Tee aikataulu. Tee luettelo tehtävistä, jotka sinun on suoritettava virstanpylvään saavuttamiseksi. Luettelo yksinään ei ole tehokas - sinun on lisättävä luettelo aikajanalle, joka liittyy tiettyihin, realistisiin toimiin.
- Esimerkiksi jakamalla kirjallisuushakusi pienempiin paloihin tiedät tarkalleen mitä tehdä ja voit luoda realistisen aikataulun kyseisille tehtäville. Saatat joutua lukemaan, analysoimaan ja kuvaamaan tärkeän artikkelin joka toinen päivä.
Määritä aikajana kaikelle. Ilman tiettyjä aikatauluja ja määräaikoja työsi loppuu varmasti eikä kaikkia tehtäviä koskaan suoriteta.
- Riippumatta siitä, minkälaisen toiminnan valitset toimintasuunnitelman mihin tahansa vaiheeseen, on ehdottoman tärkeää, että teet aikataulun kaikelle.
- Esimerkki: Jos tiedät, että 2000 sanan lukeminen vie noin tunnin, ja luit artikkelin 10000 sanalla, sinun on annettava itsellesi vähintään 5 tuntia artikkelin viimeistelyyn.
- Sinun tulisi myös sallia vähintään 2 ateriaa ja pieniä taukoja 1-2 tunnin välein, kun aivosi ovat väsyneitä. Lisäksi sinun on lisättävä vähintään tunti odottamattomien keskeytysten huomioon ottamiseksi.
Luo visuaalinen esitys. Kun sinulla on luettelo toiminnoistasi ja tietty aikajana, seuraava askel on luoda jonkinlainen visuaalinen esitys suunnitelmastasi. Voit käyttää vuokaaviota, Gantt-taulukkoa, laskentataulukkoa tai muuta yritystyökalua.
- Säilytä tämä visuaalinen esitys helposti saavutettavissa olevassa tilassa - jos mahdollista, jopa seinällä työpöydän tai työpöydän vieressä.
Merkitse asiat pois. Asioiden tarkistaminen ei vain saa sinut tuntemaan olosi tyytyväiseksi, se voi pitää sinut raiteilla, joten et unohda kaikkea jo tekemääsi.
- Tämä on erityisen tärkeää työskenneltäessä muiden ihmisten kanssa. Jos olet yhteistyössä muiden ihmisten kanssa, harkitse jaetun verkkodokumentin käyttöä, jotta kaikki voivat käyttää sitä missä tahansa.
Älä lopeta ennen kuin saavutat lopullisen tavoitteen. Kun suunnitelmasi on vahvistettu ja jaettu tiimille (jos sovellettavissa) ja virstanpylväät on suunniteltu, seuraava vaihe on yksinkertainen: tee päivittäin toimia tavoitteen saavuttamiseksi.
Muuta päivämäärää, jos sinun on, mutta älä koskaan anna periksi tavoitteestasi. Joskus on tilanteita tai odottamattomia tapahtumia, jotka voivat häiritä kykyäsi noudattaa määräaikoja, suorittaa tehtäviä ja saavuttaa tavoitteesi.
- Jos näin tapahtuu, älä lannistu - tarkista suunnitelmasi ja jatka työtä tavoitteiden saavuttamiseksi ja jatka.

Osa 2/4: Ajan hallinta

Hanki hyvä suunnittelija. Olitpa kyseessä sovellus tai kirja, tarvitset suunnittelijan, jonka avulla voit suunnitella aikasi tunteina jokaiselle viikonpäivälle. Varmista, että se on helppo lukea ja helppo käyttää, tai et todennäköisesti käytä sitä.
- Tutkimukset osoittavat, että kirjoittamalla asioita muistiin (kynällä ja paperilla), todennäköisemmin teet ne. Tästä syystä on luultavasti parasta käyttää paperisuunnittelijaa aikasi suunnittelussa.
Vältä tehtäväluetteloita. Joten sinulla on pitkä luettelo tehtävistä, mutta milloin teet ne todella? Tehtäväluettelot eivät ole yhtä tehokkaita kuin tehtävien aikataulu. Kun käytät tehtävän aikataulua, aikataulu niiden suorittamiselle.
- Kun sinulla on tiettyjä aikalohkoja, joissa työskentelet (monet päiväsuunnittelijat sisältävät kirjaimellisesti aikalohkoja jaettuna tunneilla), huomaat myös, että lykkäät asioita harvemmin, koska sinulla on vain varattu aika, jolloin sinun on viimeisteltävä työsi ennen siirtyminen seuraavaan ajoitettuun tehtävään menee.
Opi estämään aika. Aikasi jakaminen lohkoiksi auttaa saamaan realistisemman käsityksen siitä, kuinka paljon aikaa sinulla todellisuudessa on päivässä. Aloita tehtävistä, joilla on korkein prioriteetti, ja siirry sitten tehtäviin, joilla on vähemmän prioriteetteja.
- Tee tämä koko viikon ajan. Kun saat laajemman kuvan siitä, kuinka monta päivää sinulla on, voit tehdä aikataulustasi mahdollisimman tuottavan.
- Itse asiassa jotkut asiantuntijat ehdottavat ainakin yleistä käsitystä siitä, miltä koko kuukausi näyttää.
- Jotkut ihmiset suosittelevat aloittamista päiväsi lopussa ja sitten työskentelemään taaksepäin - joten jos haluat viimeistellä työsi / kotitehtäväsi kello 17.00 mennessä, suunnittele, milloin päiväsi alkaa, sanoa klo 7.
Aikataulu rentoutumiseen ja taukoihin. Tutkimukset osoittavat, että jopa vapaa-ajan aikatauluttaminen voi tehdä sinusta tyytyväisemmän elämästäsi. On myös osoitettu, että pitkien (yli 50 tuntia viikossa) työskentely tekee sinusta vähemmän tuottavaa.
- Unen puute vähentää tuottavuutta. Nuku vähintään 7 tuntia joka ilta, jos olet aikuinen, tai 8,5 tuntia yössä, jos olet teini-ikäinen.
- Tutkimukset osoittavat, että pienten "strategisten virvokkeiden" (toisin sanoen kunto, lyhyet unet, meditaatio, venyttely) aikataulu parantaa tuottavuutta ja yleistä terveyttä.
Varaa aika viikoittain. Monet asiantuntijat suosittelevat aikataulun asettamista istumalle ja aikatauluttamaan viikko heti viikon alussa. Selvitä, miten voit hyödyntää jokaisen päivän parhaana tavoitteidesi saavuttamiseksi.
- Ota huomioon kaikki työsi tai sosiaaliset velvollisuutesi; jos löydät itsesi tiukasta aikataulusta, saatat joutua pudottamaan joitain alemman prioriteetin suunnitelmistasi.
- Tämä ei tarkoita, että sinun pitäisi luopua sosiaalisesta toiminnasta. On tärkeää pitää hyvät ystävät ja ylläpitää hyviä suhteita. Tarvitset tukiverkon.
Tiedä miltä esimerkki ajoitetusta päivästä näyttää. Palataksemme opinnäytetyön esimerkkiin, tavallinen päivä saattaa näyttää tältä:
- 7:00 am: nouse ylös
- 7.15 am: Urheilu
- 8.30: Suihku ja pukeudu
- 9.15: Tee aamiainen ja syö
- 10.00: Opinnäytetyön tekeminen - kirjoittaminen (plus 15 minuuttia pieniä taukoja)
- 12.15: lounas
- 13.15: Sähköpostit
- 14.00: Kysely ja vastaus kyselyyn (mukaan lukien 20-30 minuutin tauot / välipalat)
- 17:00: Kääri, tarkista sähköpostit, aseta tärkeimmät tavoitteet huomiselle
- 17.45: Poistu toimistosta, tee ostoksia
- 19.00: Tee illallinen, syö
- 21.00: Rentoudu - soita musiikkia
- Klo 22: Valmistaudu menemään nukkumaan, lukea sängyssä (30 minuuttia), nukkua
Ei joka päivä tarvitse näyttää samalta. Voit jakaa tehtävät vain yhdelle tai kahdelle päivälle viikossa - joskus on jopa hyödyllistä jakaa tehtävät, jotta voit jatkaa niitä uudella näkökulmalla.
- Esimerkiksi: Ehkä kirjoitat ja teet tutkimusta vain maanantaisin, keskiviikkoisin ja perjantaisin, ja torstaisin korvataan kirjoittaminen soittimella.
Aikataulu odottamattomille ongelmille. Estä vähän ylimääräistä aikaa, jos sinulla on hidas työpäivä tai odottamaton seisokki. Hyvä nyrkkisääntö on antaa itsellesi kaksinkertainen aika, jonka odotat tehtävän suorittavan - varsinkin kun olet vasta aloittamassa.
- Kun olet tyytyväisempi tehtäviisi tai sinulla on hyvä käsitys kuinka kauan kestää, voit lyhentää aikaa, mutta on aina hyvä pitää ainakin pieni puskuri.
Ole joustava ja varovainen itsesi kanssa. Valmistaudu säätämään aikataulua työskennellessäsi, varsinkin jos olet vasta aloittamassa. Kaikki on osa oppimisprosessia. Saatat olla hyödyllistä estää aika kynällä.
- Saatat myös olla hyödyllistä tallentaa viikoksi tai kahdeksi, mitä teet päivittäin suunnittelijalla. Tämä auttaa sinua saamaan käsityksen siitä, miten vietät aikasi ja kuinka paljon aikaa kukin tehtävä vaatii.
Siirry offline-tilaan. Aseta kiinteät ajat päivässäsi, kun tarkistat sähköpostisi tai sosiaalisen median. Ole kova itsellesi, koska on mahdollista menettää tunteja täältä ja täältä muutaman minuutin välein.
- Tähän sisältyy puhelimen sammuttaminen, jos mahdollista - tai ainakin tiettyihin aikoihin, kun haluat todella keskittyä työhösi.
Tee vähemmän. Tämä liittyy offline-tilaan siirtymiseen. Selvitä, mikä on tärkeintä päivässäsi - mikä auttaa sinua saavuttamaan tavoitteesi, ja keskity niihin. Anna vähemmän etusijalle vähemmän tärkeät asiat, jotka hajottavat päiväsi: sähköpostit, ajattelematon hallinto jne.
- On asiantuntija, joka suosittelee, että et tarkista sähköpostiasi vähintään ensimmäisen tunnin tai kahden tunnin aikana; tällä tavalla voit keskittyä tärkeisiin tehtäviisi häiritsemättä asioita, joista kyseisissä sähköposteissa on kyse.
- Jos tiedät, että sinulla on paljon pieniä tehtäviä (esim. Sähköposti, hallinto, työpaikan siivoaminen), ryhmitä ne yhteen aikataulusi aikalohkoon sen sijaan, että annat päiväsi hajota tai pidättele muita. tärkeät tehtävät, jotka saattavat vaatia enemmän keskittymistä.

Osa 3/4: Pysyy motivoituneena

Olla positiivinen. Positiivinen pysyminen on välttämätöntä tavoitteidesi saavuttamiseksi. Usko itseesi ja ympärilläsi oleviin ihmisiin. Käsittele negatiivisia ajatuksia positiivisilla vahvistuksilla.
- Sen lisäksi, että olet positiivinen, hyödyt myös siitä, että ympäröit itsesi positiivisten ihmisten kanssa. Tutkimukset osoittavat, että ajan myötä omaksut niiden ihmisten tavat, joiden kanssa vietät suurimman osan ajastasi, joten valitse yrityksesi tietoisesti.
Palkitse itsesi. Tämä on tärkeää tehdä joka kerta, kun saavutat virstanpylvään. Anna itsellesi konkreettisia etuja - esimerkiksi mukava illallinen suosikkiravintolassasi, kun saavutat kahden viikon ensimmäisen virstanpylvään, tai selkähieronta kahden kuukauden virstanpylväälle.
- On asiantuntija, joka ehdottaa ystävälle rahan antamista ja käskemistä olemaan antamatta sitä sinulle, ennen kuin olet suorittanut tehtävän ennen tiettyä aikaa. Jos et päätä tehtävää loppuun, ystäväsi saa pitää rahat.
Tarjoa tukiverkosto. On tärkeää, että ystäväsi ja perheesi ovat puolellasi; on myös tärkeää rakentaa suhteita ihmisiin, joilla on samat tavoitteet kuin sinä. Näin voit tukea toisiamme.
Seuraa edistymistäsi. Tutkimukset osoittavat, että edistyminen on tärkein motivaattori. Voit seurata edistymistäsi helposti valitsemalla kalenterisi tehtävät.
Mene nukkumaan ajoissa ja nouse aikaisin. Kun tarkastellaan erittäin tuottavien ihmisten aikatauluja, suuri osa aloittaa päivänsä aikaisin. Näillä ihmisillä on myös aamurutiini - he odottavat usein tätä ennen töihin menoa.
- Positiivisia tapoja aloittaa päivä ovat muun muassa jonkinlainen harjoittelu (kevyestä venytyksestä ja joogasta tuntiin kuntosalilla), terveellisen aamiaisen syöminen ja päiväkirjaan kirjoittaminen 20-30 minuuttia.
Anna itsellesi aikaa. Taukojen pitäminen on välttämätöntä motivaation ylläpitämiseksi. Jos työskentelet aina, lopulta uupuu. Taukojen pitäminen on ennakoiva tapa välttää uupumusta ja menettää aikaa, jota et halua menettää.
- Esimerkki: Poistu tietokoneeltasi, sammuta puhelin, istu vain hiljaa ja tee mitään. Kun saat ideoita, kirjoita ne muistikirjaan; jos ei, nauti siitä, ettei sinun tarvitse tehdä mitään.
- Esimerkki: meditoi. Sammuta puhelin, sammuta ilmoitukset ja aseta ajastin 30 minuutiksi tai kuinka pitkäksi aikaa sinulla on varaa. Istu vain hiljaa ja yritä tyhjentää päätäsi. Kun huomaat ajatuksia, voit merkitä ne ja vapauttaa ne - esimerkiksi kun ajattelet työtäsi, sano itsellesi "Työ" ja anna sen mennä. Jatka tekemistä niin kauan kuin ajatuksia syntyy.
Visualisoi. Ota nyt muutama minuutti miettiäksesi tavoitettasi ja miltä tuntuu saavuttaa se. Tämä auttaa sinua selviytymään vaikeista ajoista, joita voi tulla tavoitteesi saavuttamisen yhteydessä.
Tiedä, että se ei ole helppoa. Sen arvoisia asioita on harvoin helppo saada. Saatat joutua ratkaisemaan paljon ongelmia tai käsittelemään joitain asioita tavoitteen saavuttamiseksi. Hyväksy heidät, kun he tulevat.
- Monet gurut, jotka ylistävät elämää nyt, neuvoo sinua hyväksymään vastoinkäymiset ikään kuin olisit itse valinnut ne. Hyväksy heidät taistelun tai järkyttymisen sijasta, opi heiltä ja selvitä, miten saavuttaa tavoitteesi muuttuneiden olosuhteiden vuoksi.

Osa 4/4: Tavoitteidesi tunnistaminen

Kirjoita mitä haluat saavuttaa. Tee tämä päiväkirjassa tai tekstidokumentissa. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos et ole varma mitä haluat tehdä ja sinulla on vain tunne siitä.
- Päiväkirjan pitäminen säännöllisesti on hyvä tapa pysyä lähelläsi itseäsi ja pysyä ajan tasalla tunneistasi. Monet ihmiset väittävät, että kirjoittaminen auttaa heitä selventämään tunteita ja mitä he haluavat.
Tee tutkimuksesi. Kun sinulla on käsitys siitä, mitä haluat tehdä, aloita tutkiminen. Tavoitteidesi tutkiminen auttaa sinua löytämään parhaan tavan saavuttaa ne.
- Redditin kaltaiset online-foorumit ovat hyvä paikka löytää keskusteluja useimmista aiheista - varsinkin jos haluat sisäpiiriläisen mielipiteen tietystä urasta.
- Esimerkki: Kirjoittaessasi opinnäytetyösi alkaa miettiä, mitä sinä lopulta teet sen kanssa. Lue, mitä muut ovat tehneet samanlaisella koulutuksella kuin sinun. Tämä voi jopa auttaa julkaisemaan opinnäytetyön tai löytämään muita mahdollisuuksia, jotka edistävät urasi.
Harkitse vaihtoehtojasi ja valitse yksi, joka parhaiten täyttää tarkoituksesi. Kun olet tehnyt tutkimuksen, sinulla on hyvä käsitys siitä, miltä kukin polku ja tulos näyttävät. Tämän pitäisi auttaa sinua valitsemaan polku, joka vastaa parhaiten tarkoitustasi.
Ole tietoinen asioista, jotka voivat vaikuttaa sinuun ja jotka liittyvät tavoitteesi saavuttamiseen. Tähän sisältyy tietoisuus asioista, jotka voivat estää sinua saavuttamasta tavoitettasi - opinnäytetyön kirjoittamisen tapauksessa se voi olla henkistä uupumusta, tutkimuksen puutetta tai odottamattomia työtehtäviä.
Jousta. Tavoitteet voivat muuttua, kun työskentelet niiden suhteen. Anna itsellesi tilaa, ja sen seurauksena tavoitteet kehittyvät. Älä kuitenkaan anna periksi, kun meneminen vaikeutuu. Kiinnostuksen ja toivon menettämisen välillä on ero!

Vinkkejä

Voit soveltaa samoja suunnittelu- ja tavoitteiden tunnistamistekniikoita pitkän aikavälin tavoitteisiin, kuten uran valitsemiseen.
Jos ajattelet, että aikataulun ajastaminen kuulostaa tylsältä, ota huomioon tämä: Päivien ja viikkojen ja jopa kuukausien aikatauluttaminen etukäteen säästää sinua tekemällä usein päätöksiä siitä, mitä tehdä seuraavaksi. Tämä vapauttaa mielesi, tekee sinusta luovamman ja keskittyy enemmän tärkeään työhön.