Sisältö

• Askeleet
• Menetelmä 1/2: Ennen kuin aloitat
• Tapa 2/2: Kirjeen kirjoittaminen
• Vinkkejä
• Varoitukset
• Lähteet ja linkit

Jos et ole koskaan kirjoittanut suosituskirjettä, prosessi voi tuntua hieman pelottavalta. Onneksi kaikki suosituskirjeet sisältävät yhteisiä elementtejä, jotka voit hallita helposti. Lue artikkeli ja opi perusasiat.

Askeleet

Menetelmä 1/2: Ennen kuin aloitat

1. 1 Suosituksen tarkoitus. Määritä suositustyyppi - onko se oppilaitokselle, työlle, vapaaehtoistyön asemalle, ominaisuuksille vai henkilökohtaiselle? Kirjeen tulee olla suunnattu näihin tavoitteisiin.
   • Jos esimerkiksi kirje on tarkoitettu työnhakuun, sen pitäisi luonnehtia työntekijää ja keskittyä hänen liiketoimintaominaisuuksiinsa.
2. 2 Tarkista sijainti. Jos mahdollista, hanki kopio tehtävänkuvauksesta ja keskustele suosittelemasi henkilön kanssa. Jos tiedät kirjeen vastaanottajan, voit myös puhua hänelle.
   • Mitä enemmän tiedät tehtävästä, sitä tarkemmin pystyt laatimaan kirjeen ja vastaamaan molempien osapuolten tarpeisiin.
3. 3 Kysy suositeltavalta henkilöltä. Keskustele hänen kanssaan hänen tavoitteistaan ​​ja asemastaan, jota hän väittää. Kerää ansioluettelo, muistiinpanot, joita sinulla voi olla tästä henkilöstä, ja kaikki muut tiedot, jotka auttavat sinua kirjeen kirjoittamisessa. Parhaat suositukset ovat perusteellisia ja täsmällisiä, joten nämä tiedot auttavat sinua paljon.
   • Kirjoittamalla suosituskirjeen vaarannat maineesi. Jos et tunne henkilöä hyvin tai et voi suositella häntä, hylkää hänen pyyntönsä.

Tapa 2/2: Kirjeen kirjoittaminen

1. 1 Käytä vakiokirjainmuotoa. Viitekirje on osa liikekirjeenvaihtoa ja noudattaa samoja yleisiä sääntöjä ja ohjeita.
   • Kirjoita oikeassa yläkulmassa osoite ja päivämäärä sanoin.
   • Kirjoita vasemmanpuoleiseen kohtaan vastaanottajan nimi ja osoite (jos tiedossa).
   • Aloita kirjeesi virallisella yritysviestillä. Esimerkiksi:
   • Hyvä herra Smirnov
   • Arvoisat herrat (jos ette tiedä vastaanottajan nimeä)
2. 2 Kirjoita suosituskirje. Kirjoita ensin yhteenveto suosituksestasi, tapaamisesta ja siitä, kuinka hyvin tunnet henkilön. Sisällytä myös omat pätevyytesi. Jos kirjeen vastaanottaja tietää, että olet osastonpäällikkö etkä ehdokkaan ystävä, suosituksella on enemmän painoarvoa.
   • Esimerkiksi: ”Suosittelen mielelläni Mihailia ABV: n kehitysjohtajaksi. Kehitysosaston varapuheenjohtajana Mihail oli alaisuudessaan vuosina 2009–2012. Työskentelimme yhdessä useiden projektien parissa ja tänä aikana tutustuin häneen tarpeeksi hyvin. "
3. 3 Kuvaile ehdokkaan pätevyyttä erityisesti esimerkeillä.
   • Älä esimerkiksi kirjoita: "Mikhail tekee hienoa työtä ja helpottaa kaikkien elämää." Parempi kirjoittaa tämä: "Mikhail paransi tietokannan arkkitehtuuria ja yhdisti sen uuteen järjestelmään. Hänen henkilökohtainen lähestymistapansa suoritettuun työhön ja innovatiiviset ratkaisut ovat parantaneet merkittävästi osastomme tuottavuutta. Hänen asenteensa tehtävien suorittamiseen oli aina ammattimainen, ja hän ansaitsi oikeutetusti tiimin ja asiakkaidemme kunnioituksen. "
4. 4 Vertailla. Vertailujen avulla vastaanottaja voi ymmärtää, miksi suosittelet henkilöä.
   • Esimerkiksi "Mikhail saavutti parhaat tulokset teknisessä projektissa, jonka olen nähnyt kahdeksan vuoden ABC -työssä."
5. 5 Älä liioittele. Älä aseta ehdokasta jalustalle. Tämä ei vain näytä uskottavalta, vaan ehdokkaalta odotetaan mahdottomia asioita. Jos ehdokkaalla on Achilleuksen kantapää, älä liioittele, mutta älä myöskään piilota sitä.
   • Jos esimerkiksi Mihailin oli vaikea kommentoida koodia, älä kirjoita: "Mihailin suurin heikkous oli se, että häntä oli mahdotonta pakottaa kirjoittamaan jotain." Kirjoita sen sijaan: "Michael teki paljon töitä kommentoidakseen koodeja, mikä helpotti muita työntekijöitä ja käyttäjiä." Kirjoita näin vain, jos se on totta!
6. 6 Älä tee suosituksesta epämääräistä. Kirjoituksen tulee olla terävä ja selkeä, mikä osoittaa suosituksenne aitouden ja tekee kirjeestä paljon tehokkaamman.
   • Älä esimerkiksi sano: "Michael on hyvin pätevä yrityksellesi tai asemaasi ja on arvokas osa tiimiä." Tällainen sanamuoto voi toimia ehdokasta vastaan. Sano sen sijaan: "Mikhaililla on taidot ja saavutukset, jotka auttavat WCC: tä saavuttamaan tavoitteensa."
7. 7 Älä ole liian lyhyt. Jos kirjeen vastaanottaja näkee pienen yhden tai kahden kappaleen muistiinpanon, hän pitää sitä merkkinä siitä, että joko et tunne ehdokasta hyvin tai sinulla ei ole mitään sanottavaa hänestä. Älä myöskään tee suosituksesta liian laajaa, vaan yritä mahtua yhdelle sivulle.
8. 8 Kirjeen on oltava aktiivinen. Aloita jokainen kappale kiinnostavalla kuvauksella ehdokkaan ominaisuuksista tai persoonallisuudesta.
   • Älä esimerkiksi sano: "Kahden viime vuoden aikana olen ollut iloinen voidessani seurata Mihailin lahjakkuuden kehittymistä." Sano sen sijaan: "Michaelin taidot ovat kasvaneet nopeasti kahden viime vuoden aikana."
9. 9 Lopeta kirje myöntävästi. Vahvista suositus ja pyydä tarvittaessa vastaanottajaa ottamaan sinuun yhteyttä.
   • Sano esimerkiksi: "Luulen, että tästä syystä Michael on loistava lisä tiimiisi. Jos sinulla on kysyttävää, voit ottaa minuun yhteyttä yllä olevista yhteystiedoista."
10. 10 Viimeistele kirje ja tilaa.
    • Ystävällisin terveisin,
    • Toivottaen,
11. 11 Saada palautetta. Jos olet epävarma suosituskirjeesi kirjoitustaidoista tai kirjeesi on erityisen tärkeä ehdokkaalle, pyydä ehdokasta tuntevaa kollegaa kommentoimaan kirjeesi. Suosituskirje on osa mainettasi, joten sinun on varmistettava, että se on parhaalla mahdollisella tavalla.

Vinkkejä

• Jos pyydät ehdokasta kirjoittamaan itselleen suosituskirjeen, muista, että kaikki eivät voi tehdä tätä. Lue kirje huolellisesti ennen sen allekirjoittamista.
• Kirjoita kirjain tietokoneellesi.Se näyttää muodollisemmalta eikä vastaanottajan tarvitse tulkita käsinkirjoitustasi.
• Kun mainitset ehdokkaan ensimmäisen kerran sähköpostissa, lisää hänen koko nimensä. Sitten voit käyttää harkintasi mukaan joko vain etunimen tai sukunimen. Pääasia on olla johdonmukainen.
• Kirjeen sävyn tulee olla asiallinen ja erityinen.
• Käytä kohteliaisuuksia ja positiivisia arvosteluja, mutta ole rehellinen.
• Jos sinun on kirjoitettava oma suositus, ole rehellinen ja tarkka. Kirjoita ikään kuin kirjoittaisit suosituskirjeen jollekin muulle ominaisuuksillasi. Pyydä apua tai neuvoja ystävältä tai kollegalta.

Varoitukset

• Suosituskirjeen tulisi keskittyä henkilön keskeisiin tietoihin, taitoihin ja kykyihin. Älä tuhlaa aikaasi erityisen positiivisen kirjeen luomiseen, koska tämä yleensä unohdetaan.
• Harkitse, annetaanko kopio kirjeestä ehdokkaalle, varsinkin jos se sisältää huomautuksia. Suosituksella on enemmän painoarvoa, jos vastaanottaja tietää, että se on vilpitön eikä kirjoitettu ylistämään ehdokasta.

Lähteet ja linkit

• Washingtonin yliopisto
• Hyvä kirjeen kirjoittaminen